كل ما تحتاج معرفته عن رسائل التوصية :

تعد رسائل التوصية من أهم متطلبات التقديم على المنح الدراسية و التي تلعب دورا رئيسيا في قبول الطالب أو رفضه.

و من الأسماء المختلفة لرسائل التوصية : الخطاب المرجعي (reference letter) – خطاب توصية (recommendation letter) حيث تتنوع رسائل التوصية بين التوصيات الأكاديمية وتوصيات التوظيف والتوصيات الشخصية.

ما هي رسالة التوصية ؟

رسالة التوصية هي مرجع مكتوب من قبل صاحب عمل سابق، عميل، مدرس أو مشرف أكاديمي.

والذي يقدم معلومات وتفاصيل حول شخصيتك وأخلاقيات العمل ومشاركة المجتمع و / أو الإنجازات الأكاديمية ونقاط القوة التي تتحلى بها وتجعلك متميزا عن غيرك.

أنواع رسائل التوصية :

1- رسائل التوصية الأكاديمية :

تستخدم رسائل التوصية الأكاديمية من قبل الطلاب الذين يتقدمون بطلب للدراسة في جامعة أو كلية، الدراسات العليا أو المنح الدراسية.

حيث تطلب معظم الجامعات والدراسات العليا من المتقدمين رسالة توصية واحدة على الأقل.

ويحدد عدد رسائل التوصية المطلوبة من قبل كل جامعة على حدى.

جميع الجامعات وبرامج المنح الدراسية تطلب في الغالب رسالتين توصية على الأقل.

حيث يجب كتابة هذه الرسائل بشكل مثالي من قبل المعلمين، الأساتذة، المديرين، العمداء، أوالمدربين السابقين المطلعين على إنجازات المتقدم وقدراته الأكاديمية.

حيث يعد السبب الرئيسي وراء طلب رسائل التوصية من قبل لجنة القبول و منظمات المنح الدراسية هو الحصول على نظرة شاملة وموثوقة عن المتقدم و التركيز على قدراته و نقاط قوته و التي يصعب إيصالها بالكامل في السيرة الذاتية والمقال الشخصي فهم على دراية تامة بالتجربة الأكاديمية للطالب أو الإنجازات اللامنهجية.

2- رسائل التوصية المهنية :

تعد رسائل التوصية للتوظيف والمراجع المهنية، أداة رئيسية للأفراد الذين يحاولون الحصول على وظيفة جديدة.

حيث يمكن وضع التوصيات على موقع الويب، وإرسالها مع السيرة الذاتية، يتم توفيرها عند ملء الطلب، أو استخدامها كجزء من البورتفوليو، أو تسليمها خلال مقابلات العمل.

فمعظم أصحاب العمل يطلبون من المرشحين للوظائف ثلاث مراجع مهنية على الأقل.

لذلك، من الجيد أن يكون لدى الباحثين عن عمل ثلاث رسائل توصية على الأقل.

وتتضمن رسائل توصيات التوظيف معلومات حول تاريخ التوظيف والأداء الوظيفي وأخلاقيات العمل والإنجازات الشخصية.

وعادة ما يتم كتابة الرسائل من قبل أصحاب العمل السابقين (أو أصحاب العمل الحاليين) أو مشرف مباشر.

ملاحظة : زملاء العمل مقبولون أيضا، ولكن ليس مرغوبا فيهم مثل أرباب العمل أو المشرفين.

كما يجب على المتقدمين للعمل الذين ليس لديهم خبرة عمل رسمية كافية للحصول على توصيات من صاحب العمل أو المشرف السعي للحصول على توصيات من المجتمع أو المنظمات التطوعية.

3- رسائل التوصية الشخصية:

تستخدم رسالة التوصية الشخصية لوصف نمط حياة الشخص وأخلاقه وقيمه وسماته الشخصية.

وهذا ما يساعد صاحب الطلب في أماكن الإقامة ، والمواقف القانونية ، وتبني الأطفال ، وغيرها.

وتكتب رسائل التوصية هذه من قبل أصحاب العمل السابقين، وأصحاب العقارات، وشركاء الأعمال، والجيران، والأطباء، والمعارف، وما إلى ذلك.

حيث يختلف الشخص الأنسب لها اعتمادا على الغرض من خطاب التوصية.

 

نصائح للحصول على رسائل التوصية :

1- يجب ألا تنتظر أبدا حتى اللحظة الأخيرة للحصول على رسالة توصية.

فمن المهم أن تمنح كتّاب رسالتك الوقت الكافي لصياغة رسالة مفيدة من شأنها ترك الانطباع الصحيح عنك.

2- ابدأ في البحث عن توصيات أكاديمية قبل شهرين على الأقل من الحاجة إليها.

3- قم بجمع توصيات التوظيف طوال حياتك العملية.

فقبل أن تترك وظيفتك، اطلب من صاحب العمل أو المشرف توصية (يجب أن تحاول الحصول على توصية من كل مشرف عملت معه).

4- حاول الحصول على رسائل توصية من الملاك، والأشخاص الذين تدفع المال إليهم، والأشخاص الذين تتعامل معهم حتى يكون لديك مراجع شخصية في متناول اليد إذا احتجت إليها في أي وقت.

كيفية كتابة رسائل التوصية ؟

عند كتابة رسالة التوصية لموظف سابق، أو زميل عمل، أو طالب، أو أحد المعارف، تذكر أنه يجب أن يكون بسيطا ومباشرا ولا يزيد عن صفحة واحدة.

حيث يجب أن تتضمن كل رسالة توصية المعلومات التالية:

• كيف تعرفت على الشخص ومنذ متى تعرفه.
• الصفات الشخصية ونقاط القوة لدى الشخص (اذكر أمثلة توضح ذلك).
• معلومات الاتصال الخاصة بك.
• إذا كانت الرسالة مكتوبة لغرض معين ، فقم بتضمين المعلومات ذات الصلة فقط.

على سبيل المثال :

إذا كنت تكتب مرجعا لطلب وظيفة : قم بتمييز المهارات المحددة التي تجعل المرشح مناسبا للوظيفة.

إذا كنت تكتب لدورة الدراسات العليا : توسع في النجاحات الأكاديمية للمرشح.

وإذا كان مرجعا شخصيا : قم بتضمين دليل على السلوك الأخلاقي للمرشح وقدرته على التمييز بين الصواب والخطأ.

(دليلك لكتابة رسالة التوصية خطوة بخطوة)

المعلومات التي يجب تزويدها لكاتب رسالة التوصية :

بمجرد قبول الكاتب لطلبك، تحتاج إلى تزويده بأكبر قدر ممكن من المعلومات المفيدة وهذا ما سيضمن لك كتابة رسالة التوصية بأفضل شكل ممكن.

إليكم قائمة ببعض المعلومات التي يجب عليكم تقديمها:

1- سيرتك الذاتية ورسالة التغطية
2- بيانك الشخصي (إذا كنت طالبا)
3- اسم الجامعة أو الشركة المستهدفة
4- رابط لوصف وظيفتك أو برنامجك المستهدف
5- نقاط القوة أو الخصائص الشخصية التي تريد منهم التركيز عليها
6- إنجازات محددة تريد منهم ذكرها

روابط هامة :

طريقة كتابة السيرة الذاتية

تعلم الطريقة الاحترافية 

على الرغم من أنك لست المخول لكتابة رسالة التوصية ولكن هذا لا يعني الوقوف جانبا دون تحريك أي ساكن فيجب عليك القيام ببعض الأمور للتأكد بأن رسالة التوصية الخاصة بك ممتازة و شاملة و هذا ما سيزيد من فرصك في القبول عند تقديمها لذلك سنذكر لك بعض من هذه النصائح :

1- قم بتحضير قائمة بأهم مهاراتك ومميزاتك وإنجازاتك التي تود ذكرها في رسالة التوصية و أرسلها للشخص المكلف بكتابتها على أنها معلومات داعمة و إن كان انطباعه جيدا عنها الرجاء ذكرها في الرسالة لأهميتها من قبل الجهة المرسل إليها.

2- تدقيق مراسلاتك مع الشخص المكلف بكتابة رسالة التوصية و التأكد من خلوها من الأخطاء اللغوية و صحة المعلومات المرسلة (أسماء الأشخاص والمؤسسات أو الشركات التي تقدم لها).

3- قم بالتأكد من المعلومات الهامة في رسالة التوصية بعد انتهاء الكاتب منها (كالتواريخ مثلا) فإن كان هناك أي خطأ قم بإخباره ليقوم بتصحيحها.

4- أخيرا لا تنس التوجه بالشكر للكاتب قبل كتابته لرسالة التوصية و بعدها و هذا ما سيضمن لك إعتناءه بكتابتها جيدا وإمكانية اللجوء إليه مستقبلا عند احتياجك لطلب توصية آخر.

 

وهكذا نكون قد وصلنا لنهاية المقال و سنؤكد في الختام على أهمية الإعتناء بكتابة رسالة التوصية بشكل جيد  وإعطاؤها الوقت و المجهود الكافي لما لها من أهمية كبيرة في عمليات القبول.

قد يهمك أيضا

منح دراسية مقدمة من جامعة كوتش في تركيا

تطوع في مشروع الطاقة المتجددة في فنلندا

برنامج التدريب (VSRP) المقدم من جامعة الملك عبدالله في السعودية

 

وكي تبقوا على اطلاع بكافة الأخبار لكافة المجالات في جميع انحاء العالم يرجى:

زيارة صفحة الفيسبوك   من هنا

وقناتنا على التليجرام    من هنا

إعداد : مرح عارف حسن – فريق طموح