دليلك لكتابة رسائل التوصية بطريقة احترافية وفعالة:

إن كتابة رسائل التوصية تعد من الأمور المخيفة عند البعض خاصة و أن الشخص الذي ستكتب عنه مصيره متعلق بهذه الرسالة ومدى مصداقيتك و احترافيتك بكتابها.

بالإضافة إلى الوقت و المجهود الذي ستأخذه منك كتابة هذه الرسالة، ولحسن الحظ هناك صيغة عامة يمكنك استخدامها لكتابة خطاب توصية احترافي وفعال وهذا ما سنشرحه في مقالنا هذا، مما سيسهل المهمة على كاتب التوصية وصاحبها وزيادة فرص قبوله.

يمكنكم معرفة المزيد عن رسائل التوصية – Recommendation Letters

المعلومات التي يجب أن تتضمنها رسالة التوصية :

عند كتابة رسالة توصية لموظف سابق ، أو زميل عمل ، أو طالب ، أو معارف ، تذكر أنه يجب أن يكون بسيطا ومباشرا ولا يزيد طوله عن صفحة واحدة.

حيث يجب أن تتضمن كل رسالة توصية المعلومات التالية:

• جملة أو فقرة تشرح بها كيف تعرف الشخص الذي تكتب عنه وما طبيعة علاقتك به.
• تقييم صادق لصفات الشخص ،مهاراته، قدراته، أخلاقياته، إنجازاته ، ويفضل أن يكون ذلك مع أمثلة محددة.
• بيان أو ملخص يشرح سبب اقتراح الشخص الذي تكتب عنه.
• معلومات الاتصال الخاصة بك.

خطوات مهمة قبل البدء بكتابة رسالة التوصية :

1- اطلب من مقدم الطلب الحصول على نسخة من سيرته الذاتية أو رسالة التغطية أو مقال شخصي أو أي مستندات أخرى يقدمونها كجزء من طلبهم. اقرأها جيدا وتجنب تكرار أي من المعلومات المذكورة ما لم تكن ذات أهمية خاصة.

2- اسأل مقدم الطلب عما إذا كانت هناك أي نقاط أو أمثلة معينة يرغبون في ذكرها تدعم قبولهم.

3- قم ببعض الأبحاث حول الشركة أو الجامعة أو المنحة الدراسية التي يستهدفها مقدم الطلب، وقم بتخصيص رسالتك بناء على متطلباتهم.

4- فكر في نوع الرسالة التي تكتبها وطريقة كتابتها و النقاط الواجب عليك التركيز عليها.

5- اطلب من مقدم الطلب إجراء جميع الأبحاث نيابة عنك ثم تقديم ملخص لجميع المعلومات المهمة (في حال لم يكن لديك الوقت الكافي للقيام بأبحاثك الخاصة).

 

طريقة كتابة رسالة التوصية خطوة بخطوة :

رسالة التوصية هي خطاب رسمي، لذا فهو ليس من نوع المستندات التي يمكن أن يتم ابتكاره. حيث يجب على الموصي أن يحترم الهيكل التالي:

1- المقدمة : يتم من خلالها تقديم الحكم الخاص بالمتقدم نفسه و علاقته مع المتقدم بالإضافة لإنطباعه العام عنه والوقت الذي عرفه به.
2- المحتوى : سيقوم الموصي بشرح يعبر عن سبب اعتقاده بأن مقدم الطلب يعد أفضل مرشح، مع ذكر خلفيته التعليمية وأنشطته وسماته الشخصية.
3- الخاتمة : يقوم الموصي بإضافة بيان ختامي قوي يشهد على طلب المتقدم، متبوعا بعبارة لإنهاء الرسالة مع ذكر اسم الموصي وتفاصيل الاتصال الخاصة به وتوقيعه.

خطوات كتابة رسالة التوصية مع الأمثلة الداعمة :

1- معلومات الاتصال :

• ضع عنوانك في أعلى اليمين، متبوعا بالتاريخ .
• أسفل ذلك على اليسار، ضع اسم المستلم (إذا كان معروفا) وعنوانه.

ملاحظة : يمكن أن يكون اسمك وعنوانك ومعلومات الاتصال الخاصة بك في أعلى الصفحة.

وإذا لم يكن لديك ورقة ذات ترويسة علوية ، فيمكنك وضع هذه المعلومات أعلى الجانب الأيسر من الصفحة، حيث يجب أن يكون أول شيء في الجانب العلوي الأيسر من الصفحة هو التاريخ الحالي ، متبوعا باسم المرسل إليه ، واللقب ، والشركة أو اسم المدرسة ، ثم العنوان.

2- إلقاء التحية :

كما هو الحال في أي رسالة يجب أن يكون السطر الأول لإلقاء التحية للشخص أو مجموعة الأشخاص الذين تكتب إليهم هذه الرسالة حيث يجب أن تكون التحية واضحة لمن وليست غامضة كأن تكتب “إلى من يهمه الأمر” حيث من المفضل أن يتم توجيهها بشكل مباشر للشخص المسؤول عن القبول أو الجهة المعنية بذلك في حال وجودها.

أمثلة : 

Dear Mr X,   -1  (كتابة اسم المستلم عند الكلمة المحددة بالأصفر)

Dear Sir or Madam,  -2  (في حال لم تكن تعرف اسم المستلم)

ملاحظة :  X تعني اسم الطالب المتقدم

3- مقدمة الرسالة :

1- ابدأ مقدمة رسالتك بافتتاحية تعبر عن التوصية الصادقة والحماسية لمقدم الطلب.

مثال :

…It’s my pleasure to recommend
…It’s my pleasure and honor to
…I couldn’t be more pleased to

2- في مقدمة الرسالة يفضل أن تبدأ بملاحظة إيجابية كالثناء على المتقدم.

مثال :

Any company should count themselves lucky to have an employee as bright, friendly, and” dedicated as X.”

3- كما يجب أن توضح معرفتك بمقدم الطلب، حيث يمكنك البدء بالتعبير عن توصيتك الصادقة لمقدم الطلب، وأن تقدم شرحا لهويتك وعلاقتك مع الشخص الذي توصي به، بما في ذلك المدة التي عرفتها فيها.

أمثلة :

1- “As VP of Application Development, I was X‘s direct supervisor from 2009 through 2012. We worked closely together on several key projects, and I got to know him very well during this time.”

2-  “As the Dean of Students, I deal with many young people throughout the day. However, I was lucky to spend several hours a week with Ms. X in her role as Committee President. In my 32 years as Dean, I have rarely been so impressed.”

4- الإنجازات الأكاديمية أو الشخصية أو المهنية لمقدم الطلب :

توضح هذه الفقرة نقاط القوة الأكاديمية أو المهنية ذات الصلة لمقدم الطلب. حيث يجب عليك القيام بتضمين واحد إلى اثنين من الأمثلة المحددة والمفصلة التي تثبت أن مقدم الطلب يمتلك هذه النقاط القوية بالفعل.

أمثلة :

1- “X was always inquisitive but never pushy. Despite being able to answer almost any question,  X would rather sit back and help others find the answer for themselves. Countless students, who I thought were doomed to struggle, happily told me how tutoring sessions with X helped them turn the corner. And I had many conversations, both as her professor and a peer, that I will remember happily for years.”

2- “When Ms. X hears the word “no,” you can almost see the gears start to turn. She is mover and a shaker — interfacing with students, faculty, staff, and even outside agencies to find solutions to any problem.”

5- السمات والخصائص الشخصية :

تدور هذه الفقرة حول شخصية المتقدم. حيث يجب عليك القيام بتضمين تفاصيل السمات الشخصية الإيجابية للمتقدمين والأمثلة التي تقدمهم بشكل واضح.

مثال : 

1- يمكنك القيام بمقارنة لإبراز نجاح المتقدم :

“The best students are ones that genuinely love to learn. A student that pushes themselves ever day to learn more and be better, and enjoys every minute. X is that kind of student.

2- لا تبالغ وقم بالإشارة إلى تحسن المتقدم :

“X is always on the move – tutoring, taking classes, joining clubs, etc. – and though her schedule is perhaps too tightly packed, she somehow manages it all with a smile on her face.”

3- قم بالتركيز على صفات المرشح وأفعاله الإيجابية :

“X exhibits the drive and dedication of the best students. Her writing is clear and concise, a rarity among many young people but effortless for her.”

6- الخاتمة :

انهي رسالتك بشكل إيجابي، وكرر توصيتك المخلصة لمقدم الطلب، بالإضافة إلى تشجيع القارئ على الاتصال بك بشأن أي أسئلة قد تكون لديه.

أمثلة :

1- “I have no qualms about giving Ms. X the highest recommendation for the position. If you have any questions, please contact me.”

2- “For all of these reasons, I think X will make a fine addition to your team. Should you have any questions, I invite you to contact me at the number or address, above.”

3- “X the kind of person I would love to hire to work for me, and I know she will be an incredible asset for you.”

 

7- نهاية الرسالة :

قم باختتام الرسالة بكلمة ختام وتوقيعك.

أمثلة :

1- “,Sincerely”
2- “,Best regards”
3- “,Thank you”

ملاحظة : في حال كنت سترسل الرسالة بشكلها الورقي قم بطباعة الرسالة وتوقيعها بخط يدك، أما في حال إرسالها بشكل إلكتروني فيمكنك الإكتفاء بذكر إسمك في النهاية بدلا من التوقيع.

 

6 نصائح تبرز قوة رسالة التوصية :

لضمان قوة رسالة التوصية التي تقوم بكتابتها فإنه يتعين عليك الاهتمام بهذه النصائح خلال كتابتك لها ما سيضمن لك تقديم رسالة توصية قوية وفعالة :

1- السبب الرئيسي الذي يجعل الكليات وأرباب العمل يطلبون رسائل مرجعية أنهم يريدون الحصول على فكرة عن كيفية فهم مؤهلات المتقدم وصفاته الشخصية من قبل شخص آخر لهذا يجب على الموصي الإهتمام بتقديم الرسالة بشكل أنيق.

2- يجب أن تكتب رسالة التوصية من قبل مصدر موثوق وأن تكون مكتوبة بأسلوب قوي وواثق، حيث لا تقبل رسائل التوصية المكتوبة من قبل الأقرباء كالأم مثلا و غالبا ما تأتي هذه الرسائل بالرفض.

3- التوصية بمقدم الطلب بإخلاص و بطريقة إيجابية وحماسية من خلال أسلوب الكتابة مما يعطي انطباعا مقنعا بصدق رسالة التوصية وقوتها كمثال على ذلك استخدام كلمات مثل : exceptional – outstanding  -superb.

4- أن تكون الصفات و المميزات واضحة ومحددة وتجنب استخدام الوصف العام مثل قول : “X is the best student/employee I’ve ever had.” فإن كان المتقدم بالفعل أفضل طالب لديك فيجب دعم ذلك بأدلة.

5- يجب ضمان تقديم نفسك و المتقدم بصورة واضحة للقارئ توضح له العلاقة التي جمعتكما و نقاط القوة التي تحلى به المتقدم وتأكد أيضا من تضمين المواقف التي توضح قدرات مقدم الطلب وسماته كلما أمكن ذلك.

6- يجب أن تركز التوصية القوية على القوة التي يمتلكها المتقدم والتي لها صلة بمجاله. فعلى سبيل المثال، في حالة تقديم طالب لقسم الهندسة الميكانيكية، تجنب الكتابة عن أعمالهم الأدبية الاستثنائية والتركيز على إنجازاتهم في العلوم.

ملاحظة : في حال لم يكن أداء مقدم الطلب في شركتك أو مدرستك أو في الكلية مثاليا، فمن الأفضل رفض الطلب والسماح لشخص أكثر دراية بقدراته بكتابة توصياته.

يمكنكم الإطلاع على نماذج رسائل توصية مكتوبة >>> من هنا

وهكذا نكون قد وصلنا لنهاية المقال نتمنى أن يكون مفيدا لكم في كتابة رسائل التوصية و أهم النصائح التي يجب عليكم اتباعها لتقدموا رسالة توصية صحيحة وفعالة.

 

قد يهمك أيضا :

كل ما تريد معرفته عن المنح الدراسية

التقديم على المنح الدراسية خطوة بخطوة 

برنامج التدريب (VSRP) المقدم من جامعة الملك عبدالله في السعودية

وكي تبقوا على اطلاع بكافة الأخبار لكافة المجالات في جميع انحاء العالم يرجى:

زيارة صفحة الفيسبوك   من هنا

وقناتنا على التليجرام    من هنا

إعداد : مرح عارف حسن – فريق طموح